4. BULUŞMA NOTLARI
Marmara Üniversitesi, Göztepe
(Katılan kişi sayısı: 20)
BBOM 4. Toplantı Gündemi:
1) Karar alıcı grubun belirlenmesi
2) Genişleme, yeni üye dahil olma kriterleri
3) Karar Alma Mekanizmaları
4) Proje Yönetim ve Geliştirme Komisyonu çalışmaları
5) Komisyonların çalışma prensipleri ve pratikleri
Toplantıda Alınan Kararlar
1. Bu toplantıda alınan tüm kararlar okul kuruluna kadar gerçekleşecek sürece dairdir.
2.a) Girişimin çalışmalarının geldiği nokta itibariyle ve okul kurma sürecini etkin bir şekilde işletebilmek için birçok konuda karar almak durumunda kalınacağı, karar alabilmek için ise süreklilik arz eden bir katılımın esas olduğu görüşünde birleşildi.
b) Bu doğrultuda BBOM girişiminin iç içe iki daire/grup yapısında devam etmesine ve aşağıdaki 4. maddede aktarılan sorumlulukları üstlenmeye gönüllü olanlardan oluşan daha dar grubun süreç içinde gerekli kararları alma sorumluluğunu üstlenmesine karar verildi.
c) Bu gruplar arasında herhangi bir hiyerarşi gözetilmeyeceği bunun süreci etkinleştirmek üzere işlevsel bir ayrışma olduğunda hem fikir olundu. Daireler arasında çift yönlü geçişliliklerin her zaman açık olduğu karara bağlandı.
d) Kimlerden oluşacağı aşağıda 3.-5. maddelerde belirtilen şekilde belirlenecek olunan dar gruba, grup bir kere oluştuktan sonra “yeni üye” dahil olmasının 3 üyenin önerisi ve söz konusu dar grubun kabulü üzerine gerçekleşmesine karar verildi. Üye önerilmeden önce kendisine BBOM genel amaç ve ilkeleri ile dar grubun gerektirdiği sorumlulukların iletilmesi ve kişinin bunları kabul etmesi gerektiği, ayrıca yeni dahil olan üyelerin daha önce alınan tüm kararları kabul etmiş kabul edileceği konusunda görüş birliğine varıldı.
3. Dar grubun kimlerden oluşacağı sorusuna cevaben, bu gruptan beklenen ve aşağıda 4. maddede ifade edilen sorumlulukların mevcut mail grubundaki üyelere sorulmasına ve bu sorumlulukları üstelenme beyanında bulunan kişilerin karar alıcı gruba dahil edilmesine karar verildi.
4. Daha dar gruptan beklenen sorumluluklar şu şekilde tarif edildi:
- Toplantıların düzenli takip edilmesi ve/veya
- Sürecin her adımında yaşanan tartışmaların, müzakerelerin, alınan kararların içinde olunması ve/veya
- Komisyonlarda aktif olarak çalışılması ve/veya
- Süreç içinde önümüze çıkacak işlerde sorumluluk alınması.
- Bütün bu sorumlulukların bir gereği ve sonucu olarak da karar alma sorumluluğunu üstlenmeleri.
5.
a) Tüm bu kararlar doğrultusunda, şu an itibariyle 4 nolu kararda dile getirilen tarzda çalışma ve sorumluluk almayı, diğer bir ifadeyle kararları almakla sorumlu grupta yer almayı isteyen üyelerin en geç 7 Mayıs akşamına kadar isimlerini bildirmelerine karar verildi.
b) 8 Mayıs itibariyle kararları almakla yükümlü bu gruba ait ikinci bir mail grubu oluşturulmasına ve
c) 9 Mayıs itibariyle komisyon çalışmalarının başlatılmasına karar verildi.
d) Dar grubun yapacağı toplantıların geniş grup üyelerine de açık olacağına ancak karar alma safhasında karar alma sorumluluğunun, süreci etkin kılabilmek adına, dar grubun o anki üyelerinde olacağına karar verildi.
6. Daha geniş grup için ise,
a) Mevcut mail grubunun iletişim mekanı olarak devam etmesine, ve bu mail grubunun davet metnindeki amaç ve ilkeleri kabul edecekleri kişileri dahil ederek genişlemesine,
b) Dar daire tarafından alınan kararların, toplantı tutanaklarının, hazırlanan komisyon raporlarının, durum değerlendirmelerinin geniş mail grubuna düzenli olarak aktarılmasına,
c) Bu geniş gruptan gelecek bildirimlerin dikkate alınması gerektiğine ve çeşitli konularda destek talebinde bulunulabileceğine karar verildi.
7. Karar alma sorumluluğunu üstlenen dar grubun şu aşamalı karar alma prosedürünü izlemesine karar verildi.
1. Aşama: Temel ilke olan tam konsensüsün sağlanması, yani tüm üyelerin aynı kararda olması. Bunun için harcanacak azami süre 2 toplantıda o gündem maddesine ayrılan süre kadar olacak.
2. Aşama: Eksik konsensüsün sağlanması. Yani sayıca azınlık bir grup arkadaşımız söz konusu “karara” katılmıyor ama çekincelerini karar tutanağına yazdırarak, söz konusu karar alınmasının önünü açıyor ve çalışmalarımız devam ediyor.
3. Aşama: Eğer azınlık sayıda arkadaşımız eksik konsensüsü de kabul etmeyecek şekilde karara itiraz ediyorsa, bir uzlaştırma komisyonu devreye girecek. Uzlaştırma komisyonu, 5 kişiden oluşacak, her konuya göre kimlerden oluşacağına ayrıca karar verilecek, 1 hafta içinde mevcut uzlaşmazlığı gidermek üzere çalışacak.
4. Aşama: 2. ve 3. aşamalarda sonuç alınamazsa o zaman ilgili toplantıya katılan dar grup üyelerinin en az 2/3 (üçte ikisi) ile karar alınabilecek. Ancak bunun için toplantıya toplam dar grup üyelerin en az 2/3’nin (üçte ikisinin) katılımı şartı aranacak. İstisnai bir durum olarak bu önemli toplantıya katılamayacak üyelerin vekaleten oy/görüş bildirmesi mümkün olacak.
8. Bir taslak olarak hazırlanan ve toplantıda sunulan Proje Çalışma Planı ve Zamanlaması, komisyonların çalışmalarıyla geliştirilmeye açık haliyle kabul gördü.
9. Daha önceki toplantılarda gerekli görülen beş komisyonun (Finansman, Mekan, Mevzuat, Eğitim, Proje Yönetim ve Geliştirme) karar alıcı olmadığı, bu komisyonların kendi konularında olası alternatifleri içeren çalışmalarını dar gruba sunacağı ve kararın burada alacağı ilke olarak kabul edildi.
10. 13 Mayıs itibariyle gönüllülerinin ortaya çıkacağı komisyonların 23 Mayıs’ta yapılacak toplantı öncesinde kendi çalışma planlarını ve takvimlerini geliştirmeleri ve sunmaları karara bağlandı.
11. Bir sonraki toplantının 23 Mayıs 2010 Pazar günü, Yıldız Teknik Üniversitesi, Yıldız- Beşiktaş yerleşkesinde yapılmasına, zaten burada çalışan arkadaşların organizasyondan sorumlu olmasına karar verildi. Bu toplantı gündeminin maddeleri a) Burak Ülman’ın bir ekiple beraber hazırlayacağı “olası fizibilite senaryolarının” sunulması ve değerlendirilmesi, b) komisyonların çalışma plan ve takvimlerinin sunulması ve değerlendirmesi olarak belirlendi.
